Baza wiedzy
Kontekst firmy jest uporządkowanym zbiorem faktów, decyzji, przykładów i reguł. Daje wspólny punkt startu osobom przygotowującym komunikację oraz systemom wspierającym je w pracy.
Zbierz stronę, oferty, prezentacje, opisy produktów, rozmowy z klientami, dokumentację realizacji i wypowiedzi ekspertów. Przy każdej informacji zachowaj źródło oraz datę, szczególnie gdy dotyczy liczb, funkcji albo deklarowanych rezultatów.
Faktem jest istniejąca funkcja, podpisana umowa albo zakończona realizacja. Interpretacją jest przewaga, charakter marki lub ocena potrzeb odbiorcy. Obie warstwy są potrzebne, ale powinny być wyraźnie oznaczone.
Dla każdej grupy zapisz problem, moment uruchamiający poszukiwanie, osoby zaangażowane w decyzję, obiekcje, kryteria wyboru i dowody budujące zaufanie. Unikaj person opartych wyłącznie na wieku lub stanowisku.
Kontekst powinien zawierać słowa preferowane, określenia zakazane, ton, sposób zapisu nazwy produktu oraz przykłady dobrych i złych tekstów. Zapisz też obietnice, których firma nie chce składać bez dowodów.
Wyznacz osoby odpowiedzialne za produkty, realizacje, klientów i komunikację. Nowy fakt powinien trafiać do kontekstu w momencie, gdy zostaje potwierdzony, a nie dopiero przy następnym dużym projekcie marketingowym.
Poproś dwie osoby lub dwa narzędzia o przygotowanie materiału na podstawie tego samego kontekstu. Jeżeli muszą zgadywać albo zadają te same pytania, uzupełnij brakujące fragmenty. Dobry kontekst zmniejsza liczbę poprawek bez odbierania ludziom decyzji.